Asesoramiento aduanero para exportadores primerizos

¿Envías tus productos al extranjero por primera vez? ¿Estás seguro que tu mercadería será liberada por aduanas en el país de destino? No olvides que cualquier demora aduanera también es una demora en la entrega de tus productos a tu cliente final. Es esencial que estés preparado para que tus paquetes lleguen a destino sin restricciones y en este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber para estarlo.

Las aduanas son un territorio complicado. Los expedidores desempeñan un papel fundamental para garantizar un despacho de aduanas sin problemas, sin errores ni retrasos. En DHL, nuestro trabajo diario implica apoyar a los clientes con problemas aduaneros, por lo que vamos a compartir algunas consejos sobre los desafíos que enfrentan los expedidores por primera vez y explicar lo que necesitas para no tener inconvenientes.

La aduana es un territorio retador y las empresas logísticas juegan un papel fundamental para garantizar un despacho aduanero fluido, sin errores ni demoras. En DHL, nuestro trabajo diario consiste en dar soporte y asesoría aduanera a nuestros clientes, es por esto que queremos compartir contigo algunas sugerencias en base a nuestra experiencia con exportadores primerizos.

2 Principales desafíos para exportadores primerizos

El primer desafío se puede resumir en una palabra: costos. Algunos remitentes primerizos no se dan cuenta de que tienen que pagar impuestos y aranceles aduaneros de importación a las autoridades gubernamentales. Suponen que una vez que han pagado a la compañía que realiza el envío, ya está todo hecho. Desafortunadamente, eso no es así. Estos costos adicionales no tienen nada que ver con tu proveedor de envío, sino que los establecen las autoridades gubernamentales del país al que envías tu producto. Pueden ser una sorpresa desagradable, así que asegúrate de conocer los costos de importación de cada mercado y ajustar el presupuesto en consecuencia.

El segundo desafío es la cantidad de información y documentación requerida por las autoridades aduaneras. Esto puede asustar a los novatos, especialmente a aquellos que realizan envíos a países donde las autoridades gubernamentales tienen una burocracia compleja. También varía mucho según lo que se envíe; por ejemplo, ciertos tipos de productos, como textiles y cosméticos, pueden requerir licencias, permisos o certificados específicos por parte de las autoridades aduaneras de importación. Por lo tanto, es importante investigar qué información se requiere y qué documentación necesitas, según lo que envíes y los países de origen y destino. 

Con el auge del comercio electrónico (que se aceleró aún más por COVID 19), las autoridades aduaneras se están alejando de los procesos basados en papel/burocracia y avanzando hacia un entorno totalmente basado en datos para permitir procesos de despacho eficientes y que contemple los riesgos. 

Por lo tanto, es fundamental que los remitentes brinden información completa y precisa al preparar sus envíos, con especial atención a la información de la factura comercial.

No proporciones información o documentación incorrecta

Si como remitente, proporcionas datos incompletos o incorrectos en facturas comerciales o guías de embarque, tu proveedor podría pausar tu envío y solicitar  que completes la información, con el perjuicio de la demora en la entrega de tu envío.

Por otro lado, si la empresa de transporte no detecta que falta información, las autoridades aduaneras pueden retener tu envío hasta que se proporcione toda la información y documentación correcta. Además, es posible que te cobren por el almacenamiento hasta que el proceso de despacho de aduana esté completo. 

De cualquier manera, tu cliente final (el destinatario) experimentará demoras en la recepción de su pedido, posiblemente enfrentará costos de envío adicionales y se sentirá frustrado tanto con tú, como con la empresa de envío. ¡Y eso es algo que a todos nos gustaría evitar! 

La información más importante es la más básica

Es particularmente importante proporcionar información correcta y completa sobre el remitente y el importador en la factura comercial. La información del importador, incluidos los datos de contacto como su nombre completo, dirección, número de teléfono celular y dirección de correo electrónico, es vital. Si hay una retención en el país de destino, es posible que la empresa de transporte (o incluso las autoridades aduaneras) deban comunicarse con el importador. Si no pueden comunicarse fácilmente con el importador, es posible que se retrase el despacho de aduana de importación de las mercancías, o que incluso se devuelva el envío.

Suministra siempre una descripción adecuada de las mercancías

Una clara descripción en la factura comercial del contenido exacto de su envío, también es muy importante para garantizar un proceso de despacho de aduanas sin problemas. Por un lado, las autoridades aduaneras lo utilizarán para analizar si su envío presenta algún tipo de riesgo de seguridad o protección, en función del análisis de los datos del envío. La descripción de las mercancías también es esencial para determinar otros elementos clave, como el código del Sistema Armonizado (HS), que es relevante para el monto de los derechos e impuestos de importación a pagar. 

Al proporcionar la Descripción de la Mercancía en la Factura Comercial, debes ser detallado y preciso. Tendrás que indicar cuáles son los productos, para qué se utilizan y de qué están hechos. Por ejemplo, en lugar de "Ropa", podrías escribir en el detalle "Camiseta de mujer hecha de 100% algodón". 

Los códigos HS y cómo encontrar el correcto

Además de las Descripciones de Mercancías completas y precisas, otro elemento clave es que los remitentes indiquen el Código del Sistema Armonizado (HS) respectivo en la Factura Comercial. El Código HS determina la tasa de derechos de aduana de importación que pagarás, según lo que envíes, y determina las posibles restricciones de importación y si se requieren licencias. 

El código del Sistema Armonizado (HS) es un estándar internacional desarrollado por la Organización Mundial de Aduanas (WCO). Cada país de importación tiene su propia tabla de tasas de aranceles asociadas con cada código HS, ¡y hay muchas! 

En DHL Express, hemos desarrollado una herramienta que nuestros clientes pueden usar para encontrar el código HS correcto. Se llama Servicio de Automatización Comercial de DHL (TAS).

También ofrecemos un servicio que le permite al remitente pagar los derechos e impuestos aduaneros de importación en nombre del importador (receptor). Si preselecciona pagar todos los cargos de DHL al reservar un envío (en nombre de tus clientes/destinatarios de las mercancías), DHL desembolsará los aranceles e impuestos aduaneros de importación y te los cobrará  (junto con otros cargos relacionados con las aduanas). Este servicio se conoce como Servicio de facturación de impuestos pagados (DTP) de DHL.

A ningún remitente le gusta pagar aranceles e impuestos, evita la tentación de usar el Código HS incorrecto para obtener una tasa arancelaria más económica. Si te descubren, además de tener que pagar la tarifa correcta, es probable que las autoridades aduaneras apliquen una multa o, lo que es peor, sanciones.

Sé transparente sobre el valor de tu envío

Otra forma en que algunos exportadores intentan reducir sus costos de aranceles e impuestos es devaluando su envío. ¡Te recomendamos no hacerlo! 

Es indispensable que declares en la Factura Comercial el valor real de los bienes vendidos, con 100% de transparencia. Dependiendo del Incoterm utilizado, también se deben indicar los Gastos de Envío y el Seguro. 

Si las autoridades aduaneras sospechan que los bienes están devaluados, se contactará al receptor y le solicitará una copia del comprobante de pago o recibo de los bienes comprados, para comparar con el valor declarado de la factura comercial. 

Si se confirma la subvaluación, las autoridades aduaneras no solo te cobrarán la cantidad correcta de derechos e impuestos aduaneros de importación (basados en el valor real de los bienes), sino que también pueden aplicar una multa y pueden exigir una auditoría de tus envíos anteriores. 

Prepárate para probar tu identidad

Además de los datos de contacto, las autoridades aduaneras solicitan cada vez más varios métodos de identificación del remitente o del receptor, o de ambos. Por ejemplo, podrían solicitar el número de licencia de conducir del destinatario, el número de pasaporte o una copia de su documento de identidad. Algunas autoridades incluso requieren que el receptor instale una aplicación en sus teléfonos inteligentes para verificar su identidad. 

Cuando sea necesario, es recomendable que el remitente tenga a mano la identificación del importador y las proporciones al preparar el envío (si es necesario para ese país de importación específico). Esto agilizará el proceso de despacho de importación en destino, evitando la necesidad de que la empresa de transporte se comunique con el receptor para recopilar dicha información. 

Las autoridades están tomando medidas drásticas contra los importadores ilegales y realmente no se les puede culpar. Después de todo, si alguien está tratando de enviar o recibir algo usando una identidad falsa, ¡lo más probable es que sea ilegal!

Es posible que te pidan que te registres y cobres el IVA

Si vendes en línea, te pueden solicitar que te registres para el IVA en el país del comprador y que declares el del país de destino en la factura comercial junto con tu número de registro del mismo. En este escenario, el IVA de importación debe pagarse cuando se despachan los envíos, pero puede deducirse más adelante. Alternativamente, el IVA de la Aduana de Importación se puede pagar en un “Modelo de Recaudación de Proveedores” donde el vendedor calcula el IVA por adelantado al vender los bienes y paga a las autoridades centralmente y de manera consolidada, no transaccional. Esta es una tendencia creciente en todo el mundo, como en Australia y en la Unión Europea, por ejemplo. 

Al vender en línea a la Unión Europea (UE), por ejemplo, puedes optar por utilizar el servicio de facturación Duty Tax Paid (DTP) de DHL, en el que DHL paga el IVA aduanero de importación a las autoridades en el momento de la importación y luego te lo cobrará, o puedes registrarte en el sistema Import One Stop Shop (IOSS) de la Unión Europea, donde el vendedor en línea recauda el IVA en el momento de la compra (y el vendedor en línea luego paga a la Autoridad Tributaria en la UE a través de la declaración mensual de forma centralizada). 

¿Suena complicado? TAS lo hace más simple

Como se mencionó anteriormente, el Servicio de Automatización Comercial (TAS) de DHL es una forma de obtener el código HS para su envío. Pero es mucho más que eso, especialmente porque estamos realizando mejoras importantes en la herramienta que se lanzará en el segundo trimestre de 2023. 

Si ingresas desde y hacia dónde realizas el envío, y el tipo de bienes que envías, TAS te informará el Costo de envío estimado (incluidos aranceles, impuestos y otras tarifas de importación) y te indicará qué documentos necesitas para exportar sus productos ¡Esos son tus dos desafíos principales casi resueltos! 

TAS te da una muy buena idea de qué esperar. Pero ten en cuenta que pueden surgir variaciones dependiendo de las autoridades aduaneras.

Los consejos para que realices envíos transfronterizos por primera vez

Estos son los pasos que debes tener en cuenta:

• Investiga los costos de importación relacionados con aranceles e impuestos. 

• Investiga qué información y documentación se necesita para el tipo particular de producto. 

• Investiga las restricciones de importación de ese producto en diferentes países. 

Hacer esto desde el principio ("Bien a la primera") no solo reducirá cualquier problema en el futuro, sino que también le brindará a tu cliente final la mejor experiencia posible.

2. Calidad de los datos de la Factura Comercial

Por último, pero no menos importante, asegúrate de proporcionar información de factura comercial completa y precisa al crear tu envío, para evitar cualquier tipo de demora debido a la falta de datos, que incluyen: 

• Información del Remitente/Exportador y Receptor/Importador: indicar el nombre completo, dirección completa (calle, número, ciudad, país, código postal) y datos de contacto (teléfono y correo electrónico). 

• Número de identificación: si corresponde, indica el número de identificación del remitente/receptor, por ejemplo: número de IVA/GST, número EORI, etc. 

• Descripciones de Mercancías: descripciones detalladas de las mercancías (utilizando un lenguaje detallado, preciso y sencillo). 

• Código del Sistema Armonizado (HS) y país de origen: Código HS de partidas individuales (preferiblemente el código arancelario de importación completo) y país de origen (generalmente el país en el que se produjeron o fabricaron los bienes). 

• Valores y moneda: valor de partida de los bienes y desglose adicional de los elementos de costo aplicables (p. ej., seguro, flete, embalaje, etc.), con la moneda en la que se realizó la transacción.

• Peso/Unidad y Cantidad: indica el peso bruto/neto, la unidad (ej. kg) y la cantidad (ej.  2 artículos) en el nivel de artículo de línea. 

• INCOTERMS® y Lugar: incluir los INCOTERMS® y lugar (según lo requiera el término aplicable). 

• Declaración de prueba de origen: si corresponde, incluye la Declaración de prueba de origen en la factura para calificar para tasas preferenciales de aranceles aduaneros (también conocida como 'Declaración de origen', 'Declaración de país de origen', etc.). 

• Motivo de la exportación: indica el motivo de la exportación, por ejemplo, permanente, reparación y devolución, temporal, regalos, etc 

• Otros requisitos: es fundamental que verifiques si se aplican otros requisitos a tus productos, por ejemplo, licencias de exportación/importación, otros requisitos gubernamentales (por ejemplo, leyes veterinarias y fitosanitarias), etc. 
  
  

Conclusiones

Siempre proporciona información completa y precisa por adelantado (al crear tu envío). Esto evitará posibles demoras.  Al brindarles a tus clientes la mejor experiencia posible, los alentará a realizar pedidos una y otra vez.